Kişisel Verilerin Korunması

BÖLÜM 1 – KAPSAM VE YÜRÜRLÜK

Kişisel Verilerin Korunması ve İmhası Politikası (“Politika”), kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve imhasına yönelik kurallar bütününü açıklayarak gerekli bilgilendirmeleri yapmak amacıyla hazırlanmış olup DERS_AL Eğitim Öğretim Bilg. Sist. Paz. LTD ŞTİ. (“İpucu Eğitim Kurumları” veya “Şirket”) Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak 01.01.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncelleme yapılması halinde güncel Politika metni https://www.ipucukoleji.com.tr adresindeki internet sitemiz üzerinden yayımlanacaktır.

Bu politika, Şirket hissedarları, çalışanı ve çalışan adayları, ziyaretçileri, iş ortakları, tedarikçileri, müşterileri, potansiyel müşterileri, öğrenciler, veliler dâhil, İpucu Eğitim Kurumları tarafından kişisel verisi işlenen kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilecek nitelikteki her türlü verinin 7 Nisan 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) çerçevesinde hukuka uygun bir şekilde ve bir veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla işlenmesini korunmasını ve imha edilmesinde izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenlemeyi amaçlamaktadır.

Bu Politika İpucu Eğitim Kurumları tarafından yönetilen tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu Politika’nın uygulama kapsamı Politika’nın tamamı olabileceği gibi (Ör: Ziyaretçi’miz de olan Çalışan Adayları’mız gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (Ör: yalnızca Ziyaretçi’lerimiz gibi) olabilecektir.

BÖLÜM 2 – TANIMLAR

Bu Politikada yer alan kavramlar, aşağıdaki belirtilen anlamlarda kullanılmaktadır. Politikada yer almayan tanımlar için KVKK’da yer alan tanımlar geçerlidir.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek ve bu durumun geri getirilemeyecek hale getirilmesini,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre sistematik bir şekilde işlendiği kayıt sistemi

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

Özel nitelikli kişisel veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Politika: Kişisel Verilerin Korunması ve İmhası Politikasını ifade eder.

BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN TEMEL İLKELER

İpucu Eğitim Kurumları, Kanun’un 4. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, aşağıdaki ilkelere uygun olarak kişisel veri işlemektedir:

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma

b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme

d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma

e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

BÖLÜM 4 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI (HUKUKA UYGUNLUK NEDENLERİ)

Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Ancak aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.

Bunlar:

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

d) Veri sorumlusu olan İpucu Eğitim Kurumları’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

e) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, İpucu Eğitim Kurumları’nın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Özel nitelikli kişisel veri olarak kanunda öngörülen, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

İpucu Eğitim Kurumları, özel nitelikli kişisel verilerden sağlık durumu ( işe girişte alınan sağlık raporu, engel durumunu bildirir sağlık raporu, işgöremezlik raporu vb.) ve ceza mahkûmiyetini (adli sicil) kanuni gereklilikleri sağlamak amacıyla; biyometrik verileri (parmak izi) ise personel ve işveren meşru menfaati gerekçesiyle ve ayrıca çalışanların ‘açık rıza beyanı’nı alarak işlemektedir.

BÖLÜM 5 – KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

İpucu Eğitim Kurumları, Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda İpucu Eğitim Kurumları tarafından kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında İpucu Eğitim Kurumları kurumsal kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında sahip olduğu haklara ilişkin aydınlatma yapılmaktadır.

BÖLÜM 6 – İpucu EĞİTİM KURUMLARI TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

İpucu Eğitim Kurumları, aşağıda belirtilen kişisel verileri yukarıda bahsi geçen ilkelere ve hukuka uygunluk nedenlerine uyumlu olarak Kanun’un 10. maddesi uyarınca, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlemektedir. Aşağıda belirtilen veri kategorilerine ait kişisel verilerin sahipleri ise Politikanın 7. Bölümünde belirtilmektedir.

a) Kimlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin olan nüfus cüzdanı, kimlik, ehliyet, evlilik cüzdanı, pasaport vb. dokümanlarında yer alan bilgiler.

b) İletişim Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin olan e-posta, telefon numarası, açık adres bilgileri.

c) Özlük – Bordro Bilgisi: Özgeçmiş, cv, disiplin soruşturma evrakları, Performans evrakları,

d) Mesleki Deneyim Bilgisi: Diploma, sertifika, kurs belgeleri,

e) Müşteri İşlem Kayıtları: Fatura, çek, senet, sipariş, sözleşme, ödemeler vb. muhasebe işlemleri için gerekli bilgiler,

f) Öğrenci Bilgisi: Öğrencilerin kimlik ve iletişim bilgileriyle beraber akademik başarı, pdr ve kişilik testleri, sağlık verileri vb bilgiler,

g) Hukuki İşlem Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin olarak İpucu Eğitim Kurumları’nın hukuki yükümlülüklerini yerine getirmekle sınırlı olmak kaydıyla elde edilen bilgiler.

h) Bilgi Teknolojileri Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin olarak elde edilen, Log kayıtları, güvenlik kamerası kayıtları vb. bilgileri.

i) Finansal Bilgi Kimliği: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin olan finansal sonucu gösteren belgelerle sınırlı olmak üzere banka hesap numarası, IBAN numarası, malvarlığı bilgisi vb. bilgiler.

j) Aile-Referans Bireyleri Bilgisi: Öğrencinin ailesi ile çalışan veya çalışan adaylarının ailesi veya referanslarına ilişkin bilgi

k) Özel Nitelikli Kişisel Veri Bilgisi: Sağlık raporu, engel durumu bildirir rapor, ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgi, parmak izi bilgisi

BÖLÜM 7 – İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİNE İLİŞKİN KATEGORİZASYON

İpucu Eğitim Kurumları tarafından kişisel verisi işlenen gerçek kişiler; Çalışan, çalışan adayı, stajyer, müşteri, ziyaretçi, öğrenci, öğrenci adayı, veli, tedarikçi/iş ortağı ve çalışanları, İpucu Eğitim Kurumları yetkilisi, hissedarlar ve tüzel kişi hissedara ait yetkili ve çalışan bilgisi ile üçüncü kişilerle sınırlıdır. Söz konusu veri sahibi kategorilerine dâhil kişiler aşağıdaki detaylı belirtilmiştir.

Müşteri: İpucu Eğitim Kurumları’ndan ürün tedarik eden gerçek kişiler veya kurumsal üyelerin gerçek kişi temsilcileri,

Çalışan: Şirketin şube ve birimlerinde görevli tüm personel ve stajyer,

Çalışan Adayı: Şirketin birimlerinde çalışmaya hazır, hazırladığı başvuru formu muhtelif vasıtalarla İpucu Eğitim Kurumları’na ulaşmış gerçek kişiler,

Öğrenci adayı: İpucu Eğitim Kurumları’nın okullarını veya web-sitesini ziyaret eden, bursluluk sınavına giren ancak okulumuza kaydını yapmamış öğrenciler öğrenciler

Öğrenci: İpucu Eğitim Kurumları’nın okullarında kayıtlı öğrenim gören öğrenci

Veli: Öğrencilerin annesi, babası veya vasisi

Müşteri Adayı: İpucu Eğitim Kurumları’na ürün almak ile gelen, ilgilenen veya ilgilenebilecek gerçek kişiler,

Ziyaretçi: İpucu Eğitim Kurumları’na farklı nedenlerle ziyarete gelen veya web-sitesinde gezinen gerçek kişiler,

Tedarikçi/İş Ortağı Çalışanları: İpucu Eğitim Kurumları’nın herhangi bir şekilde iş ilişkisi içerisinde olduğu, hizmet aldığı, işbirliği yaptığı kurumların çalışanları, yetkilileri,

İpucu Eğitim Kurumları Yetkilisi: İpucu Eğitim Kurumları’nın Yönetimi Kurulu üyeleri

Hissedarlar: Gerçek kişi hissedar veya tüzel kişi hissedara ait yetkililer ve çalışanlar

Üçüncü Kişiler: İpucu Eğitim Kurumları’nın hukuki yükümlülükleri veya İpucu Eğitim Kurumları politikaları gereği kişisel verisini işlediği (referanslar, kefil, aile bireyleri yakını vb.) gerçek kişiler.

BÖLÜM 8 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

İpucu Eğitim Kurumları, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesi önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir. Şirket, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Denetim sırasında ya da sair bir şekilde Şirket sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Şirket bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kuruma bildirir.

Bu bağlamda İpucu Eğitim Kurumları; kişisel verinin özel nitelikli olması; mahiyeti gereği hangi derecede imhayı gerektirmesi; güvenlik ihlali halinde veri sahibin hak ve özgürlüklerini ne derece etkileyebileceğini dikkate alarak faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.

İpucu Eğitim Kurumları Tarafından Alınan İdari Tedbirler

a) Çalışanlara kişisel verilerin korunması konusu hakkında eğitim çalışması yapılarak farkındalık kazanmaları sağlanmıştır.

b) Şirketin tüm birimlerini kişisel veriler hakkında bilgilendirmek, koordinasyon ve denetleme maksadıyla “KVK Temsilcisi” tespit edilmiştir. Gerektiğinde envanter üzerinde yapılacak güncellemeler, kontroller ve yetki dağıtımları bu temsilciler vasıtasıyla yapılacaktır.

c) Kişisel veri güvenliği politikası oluşturulmuş olup; bu politikaya uygun davranılması için gerekli çalışmalar yapılmıştır. Bu kapsamda disiplin prosedüründe de gerekli yaptırımlar uygulamaya konmuştur.

d) İşleme amaçları bakımında ihtiyaç bulunmayan kişisel verilerin artık muhafaza edilmemesi sağlanmıştır.

e) İpucu Eğitim Kurumları’a ait kişisel verileri işleyenlerle veri güvenliğine ve transferine ilişkin ek protokoller imzalanmıştır.

g) Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

İpucu Eğitim Kurumları Tarafından Alınan Teknik Tedbirler

a) İnternet üzerinden gelen yetkisiz erişimlere Firewall cihazı ile güvenlik duvarı ve ağ geçidi gibi tedbirler alınmıştır.

b) Şirket tüm bilgisayarları anti virüs programıyla korunmaktadır.

c) Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere karşı uygun yöntemlerle korunmakta ve bu alanlara giriş çıkışlar kontrol altına alınmaktadır.

d) Veri yedekleme çalışmaları yapılmaktadır.

e) Bilgisayar, internet ve programlara erişim şifre ile olmaktadır.

f) Bütün program kullanımlarında log tutulmaktadır.

g) Bütün şubelerde kontrolü daha iyi sağlamak için bulut cihazları kullanılmaya başlanmıştır. Bu ortama yetkisiz girişler önlenmektedir. Kişisel verilerin bulut ortamda muhafaza edilmesi sağlanmıştır. Bunun haricinde PC’lerde kişisel veriler işlense de saklanma işlemi yapılmayacaktır.

BÖLÜM 9 – KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN “İLGİLİ KİŞİNİN” HAKLARI

Kanunun 11. maddesi çerçevesinde ilgili kişi her zaman İpucu Eğitim Kurumları’na başvuruda bulunabilir. İlgili kişi olarak;

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileriniz işlenmişse, buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve kişisel verilerinizin işlenme amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle sizin aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

h) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde, zararın giderilmesini talep etme, hakları bulunmaktadır.

BÖLÜM 10 – KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN BAŞVURULAR

Kişisel veri sahipleri yukarıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak iletmeleri durumunda, talebin niteliğine göre Şirketimiz talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, mevzuat uyarınca Kurul’un bir ücret öngörmesi hâlinde, başvuru sahibinden, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Buna göre;

10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan usul ve esaslarına uygun olarak kimliği gösteren belgeler ile birlikte, Yeşilova Mahallesi 4002. Cadde No:3 Etimesgut Ankara adresine ıslak imzalı olarak; ya da bilgi@ipucukoleji.com.tr adresine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da İpucu Eğitim Kurumları’na daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle başvuru yapılabilir.

BÖLÜM 11 – İPUCU EĞİTİM KURUMLARI TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE İŞLENME AMAÇLARI

İşbu politikanın 6. ve 7. Bölümlerinde belirtilen veri sahipleri ve bu veri sahiplerine ilişkin kişisel veriler aşağıdaki belirtilen belli başlı amaçlarla işlenmektedir. Detayları kişisel veri işleme envanterinde yer almaktadır.

a) İpucu Eğitim Kurumları AŞ. ‘Esas Sözleşmesi’nde tanımlanan faaliyet konuları ile ilgili meşru menfaatlerin gerçekleştirilmesi

b) İpucu Eğitim Kurumları prosedürleri, ilke ve amaçları doğrultusunda faaliyetlerimizi yürütmek,

c) İpucu Eğitim Kurumları faaliyetlerini yürütürken, resmi mevzuat çerçevesi içinde, ihtiyaç duyulan hallerde,

d) Öğrencilik, bilet kesme, üyelik, davetiye, etkinliklerden yararlanma gibi imkânlar sağlamak ve müşteri, tedarikçi, iş ortağı ve ortakların kullanımına sunmak için gerekli her türlü işlemi yerine getirmek,

e) İpucu Eğitim Kurumları tarafından insan kaynakları süreçlerinin yürütülmesini ve personel istihdamı,

f) İpucu Eğitim Kurumları tarafından düzenlenen konferans, seminer, fuar, çalıştay, idare kurulları, üye buluşmaları vb. etkinlikleri organize etmek veya haberdar etmek,

g) Şirket yerleşkesinin, demirbaşlarının ve kaynaklarının güvenliğini temin etmek,

h) İpucu Eğitim Kurumları tarafından muhafaza edilen kişisel verilerin güvenliğinin teminini sağlamak ve bu amaçla kişisel verileri muhafaza etmek üzere aktarmak,

i) Gerçek ve Tüzel kişiler ile Kamu Kurumları ve Mahkemelerden gelecek talepler doğrultusunda verileri arşivlemek,

j) Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalama/yedekleme yapmak,

k) Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak

BÖLÜM 12 – KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

İpucu Eğitim Kurumları tarafından işlenen kişisel veriler işlenme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca saklanabilmektedir. İşlenme amacı ortadan kalktıktan sonra saklamak için herhangi bir hukuki sebep olmaması halinde; kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Bu kapsamda İpucu Eğitim Kurumları ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere İpucu Eğitim Kurumları içerisinde Yönetim Hizmetleri Müdürlüğü tarafından gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir.

a) Matbu Ortamlar: Verilerin kâğıt üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.

b) Yerel Dijital Ortamlar: İpucu Eğitim Kurumları bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.

c) Bulut Ortamlar: İpucu Eğitim Kurumları bünyesinde yer alan veya almayan, ancak İpucu Eğitim Kurumları’nın kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır

BÖLÜM 13 – İPUCU EĞİTİM KURUMLARI TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER

Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan aktarılamaz. Ancak kanunlarda açıkça öngörülüyorsa ve 4. Madde de ifade edilen diğer şartları karşılıyorsa aktarılabilir. Ancak bu paylaşımlarda İpucu Eğitim Kurumları yeterli önlemleri almaktadır. Paylaştığı verilerden de sorumluluğu devam etmektedir.

İpucu Eğitim Kurumları hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere ( iş ortaklarına, hissedarlarına, kamu kurum ve/veya kuruluşlara ve gerektiğinde sair üçüncü kişilere) aktarabilmektedir. İpucu Eğitim Kurumları bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

İpucu Eğitim Kurumları Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:

Tedarikçi/İş Ortağı: İpucu Eğitim Kurumları, iş süreçlerinin devamlılığı ve meşru menfaatleri için gerekli olan hizmetlerle sınırlı olarak paylaşım yapmaktadır.

Şirket Yetkililerine: Yönetim Kurulu ve Şirket Müdürlerine paylaşım yapılmaktadır.Resmi Kurum Ve Kuruluşlara: İpucu Eğitim Kurumları, hukuki ve resmi yükümlülüğünü yerine getirmekle sınırlı olarak paylaşım yapmaktadır.Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişilerine: İpucu Eğitim Kurumları, özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak paylaşım yapmaktadır.

Hissedarlarına: İpucu Eğitim Kurumları, diğer ortaklara gerektiğinde ve talep edildiğinde ilgili mevzuata uygun yöntemlerle ve ölçülü olarak kişisel verileri paylaşmaktadır.

Yurt Dışına Aktarım: İlgili kişinin açık rızası olmadan yurt dışına aktarım yapılmaz. Özelikle yurt dışında serverleri olan ve herkese açık sosyal paylaşım sitelerinde veya İpucu Eğitim Kurumları web sitelerinde, İpucu Eğitim Kurumları’ın meşru menfaati kapsamında reklam ve pazarlama stratejileri gereği kişisel veriler paylaşılacak ise mutlaka ilgili kişinin açık rızası alınmalıdır.

BÖLÜM 14 – KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin İpucu Eğitim Kurumları tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle İpucu Eğitim Kurumları nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri, kanunlara uygun olarak imha edilecektir.

İMHA NEDENLERi

İpucu Eğitim Kurumları bünyesinde bulunan kişisel veriler, Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde resen veya ilgili kişinin talebi üzerine, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.

İMHA YÖNTEMLERİ

Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi ile ilgili yapılan tüm işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere 5 yıl süreyle saklanır.

İpucu Eğitim Kurumları tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

A-SİLME YÖNTEMLERİ

Kişisel verilerin silinmesi, verinin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Karartma: Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Yazılımdan güvenli olarak silme: Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

B-YOK ETME YÖNTEMLERİ

Kişisel verilerin yok edilmesi, verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme: Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile veya çok fazla ise yakılarak tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme: Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Yazılımdan güvenli olarak silme: Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

C-ANONİMLEŞTİRME YÖNTEMLERİ

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. İpucu Eğitim Kurumları, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre aşağıda sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.

Değişkenleri çıkarma: İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.

Bölgesel gizleme: Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme: Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir

İMHA SÜRELERİ

İpucu Eğitim Kurumları, Kanun, ilgili mevzuat, iş bu politika uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden İpucu Eğitim Kurumları ‘nabaşvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; İpucu Eğitim Kurumları talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. İpucu Eğitim Kurumları’nın talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Politikaya uygun olarak yapmış olması gerekir. İpucu Eğitim Kurumları, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa; bu talep İpucu Eğitim Kurumları tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; İpucu Eğitim Kurumları işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Politikada belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Periyodik imha süreçleri ilk kez 30.07.2020 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da zaman aşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ

İpucu Eğitim Kurumları, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde resen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Politikaya uygun olarak yapar.

İpucu Eğitim Kurumları, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır. Bunlar:

a) İpucu Eğitim Kurumları, iş bu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.

b) İpucu Eğitim Kurumları, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.

c) İpucu Eğitim Kurumları, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

d) İpucu Eğitim Kurumları, imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.

e) İpucu Eğitim Kurumları, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı takdirde, ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.

f) İpucu Eğitim Kurumları, imha işlemlerinin hukuka ve iş bu Politikada belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını denetler.

g) İpucu Eğitim Kurumları, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 5 (beş) yıl süreyle saklar.

BÖLÜM 15 – KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ

İpucu Eğitim Kurumları bünyesinde bir “Kişisel Veri Komitesi” kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, iş bu Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve kanunun 12.maddesi uyarınca süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kişisel Veri Komitesi Merkezde bir yönetici, bir idari uzman, bir teknik uzman ve Hukuk Müşaviri olmak üzere dört kişiden oluşur.

Ayrıca şubelerde bu iş ile ilgili İK veya BİM birimlerinden şubenin belirleyeceği temsilciler atanır. Kişisel Veri Komitesinde görevli İpucu Eğitim Kurumları çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:

BÖLÜM 16 – GÜNCELLEME VE UYUM

İpucu Eğitim Kurumları, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler veyahut şirket içi değişiklikler doğrultusunda iş bu Politikada değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Değişiklikler Yönetim Kurulu onayı sonrası yürürlüğe girer.

İLETİŞİM BİLGİLERİ

DERS_AL Eğitim Öğretim Bilg. Sist. Paz. LTD ŞTİ.

İletişim Linki:bilgi@ipucukoleji.com.tr

Adres: Yeşilova Mahallesi 4002. Cadde No:3 Etimesgut-ANKARA